desorden digital
La línea que divide la vida personal y profesional cada vez es más difusa. La gente suele estar más horas en la oficina que en casa. Es más, hasta una cuarta parte realiza tareas corporativas fuera de la oficina. Esto apunta a que el equilibrio entre el trabajo y la vida personal es imposible en la sociedad moderna.
La falta de separación de las tareas que ejecutamos en el trabajo y las cosas que hacemos en casa podrían ser consecuencia de un rápido aumento en la cantidad de información digital a la que nos enfrentamos. Nuestras vidas personales y profesionales ahora dependen de estos datos almacenados en las redes sociales y en las cuentas de correo electrónico, documentos digitales y carpetas compartidas. Nuestro reciente estudio demuestra un gran caos en los archivos corporativos y en la gestión de credenciales.
El fin del equilibrio entre el trabajo y la vida
Trabajar en una oficina de 9 a 5 tiene una serie de beneficios muy claros: un trabajo, sueldo y horario estable. Pero este horario ya no se cumple. Ahora se espera que trabajemos un poco más, ya sea por una reunión extraordinaria, una fecha de entrega muy ajustada o, incluso, la fiesta de Navidad. Millones de trabajadores necesitan trabajar hasta tarde para poder realizar su trabajo con eficiencia. De hecho, se estima que los trabajadores de México trabajen una media de 43 horas a la semana, siguiéndoles de cerca los trabajadores de Costa Rica, Grecia y Corea del Sur.
Estas circunstancias, aunque están aceptadas, han provocado que los trabajadores tengan que hacer malabares con sus vidas profesionales y personales. Dejar cosas personales en la oficina y realizar tareas domésticas en nuestra mesa de trabajo es muy común. Es normal que los trabajadores tengan una muda de ropa en la oficina, por tanto, ¿por qué no íbamos a hacer lo mismo con la información digital? Tener acceso a los datos que necesitamos, independientemente de su uso, tanto en casa como en la oficina facilita mucho las cosas.
El gran problema al que se pueden enfrentar las empresas con este comportamiento es que el personal puede descuidar el almacenamiento de la información corporativa. Los trabajados que prefieren almacenar esta información en sus dispositivos personales no siempre son tan precavidos como para garantizar su seguridad. Evidentemente, esto repercute enormemente en la empresa afectada.
Las empresas tienen que gestionar los datos y al personal
Mientras que los trabajadores luchan por gestionar la información personal y corporativa, las empresas tienen la ardua tarea de supervisar y proteger un creciente número de archivos y datos. Nuestro estudio reveló que el 80 % de los empleados no se creen responsables de que los correos electrónicos, archivos y documentos cuenten con los permisos de acceso adecuados, ya los hayan creados ellos o no.
Los datos personales sensibles, información de pagos y códigos de autorización son solo algunos de los ejemplos de los datos que las empresas confían diariamente para que se ejecuten de manera eficiente. Pero el personal no almacena esta información de forma segura o correcta. Solo un poco más de la mitad (el 56 %) de los empleados eliminan de forma regular los objetos desactualizados del buzón de su correo electrónico y tan solo un tercio (34 %) se deshace de los archivos que ya no necesitan en sus discos duros.
Este desorden digital es un problema aún más serio cuando la información se almacena en lugares en los que es complicado controlarla, como la nube o las carpetas compartidas o cuando se transfieren los archivos. Si a esto le añades el rápido aumento en el número de archivos que se generan, resulta más complicado para las organizaciones gestionar la información corporativa. A pesar de todo, siguen siendo los responsables de garantizar que no se pueda acceder fácilmente a los datos sensibles o confidenciales y de encontrar quiénes no tienen permitido acceder a ellos. Por ejemplo, si un empleado puede toparse con los salarios de sus compañeros, ¿por qué no iba a hacerlo un ciberdelincuente?
Las empresas confían en su personal para que los apoyen en la gestión segura de los datos. Si los empleados y las organizaciones pueden afrontar juntos el desafío de la seguridad de la información, es mucho más probable que se promueva una ética y cultura corporativa en la que todos se interesen por la protección de la empresa y se ayuden mutuamente para conseguirlo. Y por ello es tan importante formar a los empleados, para que comprendan la importancia de la seguridad de los datos, su papel en todo ello y los pasos que deben seguir para garantizar su protección. Solo entonces podrán gestionar mucho mejor su información profesional y personal.
Aliviar la presión
Según nuestra experiencia y opinión, el desorden digital no es el problema, ya sea en la vida personal o en el trabajo. El problema está en que la responsabilidad del personal es insuficiente y en su incapacidad para elegir y utilizar diferentes ambientes para diferentes propósitos.
Cada uno tiene una experiencia diferente. Lo más probable es que las personas mayores, que en muchas ocasiones se sienten menos cómodas con las nuevas tecnologías, sean más reticentes a la hora de compartir sus contraseñas que los jóvenes, incluso aquellos que son demasiado jóvenes para asumir la responsabilidad total de sus acciones personales. A su vez, todos conocemos a gente que se siente más cómoda trabajando en espacios organizados y otras que hacen mucho más en medio de pilas de papeles (¡no es un desastre, es otro tipo de entorno!).
Por tanto, en lugar de centrarse en la instalación de soluciones corporativas en dispositivos personales (es complicado, incluso imposible en algunos países) o en intentar cambiar los hábitos de los empleados asustándolos, necesitamos crear entornos que equilibren la seguridad y la comodidad para los diferentes tipos de información y procesos empresariales. Y, lo que es más importante, debemos explicar la diferencia entre el trabajo que es totalmente interno a la empresa y los espacios en los que los empleados se comunican y colaboran con personas externas.
Cualquiera puede ordenar su propio frigorífico (o una mesa de oficina o una solución en la nube), pero este debe ser cómodo y seguro para todos. Para ello, es necesario adoptar una serie de reglas y conocimientos comunes. Y, evidentemente, alguien tiene que reforzar esas reglas para que los hábitos de los empleados no interfieran en las necesidades de la empresa, ni en las necesidades ni la comodidad de los empleados.
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