Los peligros de tener demasiados datos

“Quién aumenta su conocimiento, aumenta su dolor ” (Eclesiastés 1:18)

Hoy en día, cuando tenemos acceso a toda la tecnología y a dispositivos de almacenamiento de datos a precios económicos, esta famosa cita cobra mucho sentido, en relación a los datos que usamos y almacenamos en todos esos innumerables dispositivos que tenemos.

Hace diez o quince años era bastante difícil llenar esos discos duros (HDD) bastante caros, que parecían enormes con 20 gigabytes. Toda nuestra música, vídeos y fotos – todo lo que teníamos podía almacenarse en un humilde grupo de discos ópticos (oh, los 650 MB, ¡podías guardar tanto!). Pero a día de hoy no estamos realmente satisfechos a pesar de los cientos de gigabytes que tenemos en nuestros ordenadores y teléfonos inteligentes y tabletas, así que compramos algunas unidades más de discos duros externos y espacio de almacenamiento en la nube para almacenar más y más cosas que vamos acumulando. Por supuesto, tener la oportunidad de almacenar todo lo que queremos es bueno en cierto modo. Pero ¿no nos traen los avances tecnológicos más problemas que ventajas?

Demasiado que almacenar y de lo que hacer copias de seguridad

El problema principal y el más acuciante es el almacenamiento. La facilidad de acceso a Internet y el precio relativamente barato de los dispositivos de almacenamiento, nos han convertido en coleccionistas obsesionados con todo aquello que nos parece importante: películas, música, imágenes, software, lo que sea – todo esto va directamente a nuestros discos duros internos y externos, llenando el espacio libre rápidamente y obligándonos a comprar un nuevo dispositivo de hardware. Pero un día, cuando uno de nuestros discos duros empieza a fallar, nos hacemos la pregunta: ¿cómo podemos salvar todo lo que almacenamos? Una copia de seguridad es la respuesta obvia (y de hecho la única respuesta), pero puede llevar mucho tiempo, especialmente si tienes una gran cantidad de archivos pequeños (que sin duda tienes) y, probablemente, necesites un poco de dinero extra para gastar. Aparte de eso, nadie puede asegurarte que el nuevo disco duro no deje de funcionar justo después de que lo llenes con todos tus datos. Siempre puedes hacerte con un RAID (conjunto redundante de discos independientes)  pero te costará una fortuna.

Hay una alternativa, el almacenamiento en la nube: el almacenamiento distribuido de datos, la alta fiabilidad, el acceso a través de cualquier dispositivo habilitado con internet desde cualquier lugar – suena como la solución perfecta. Pero en realidad, solo sirve si eres lo suficientemente rico o no tienes casi nada que guardar. Por ejemplo, el servicio DropBox puede darte 2 GB de forma gratuita, otros te permitirán almacenar tal vez diez o veinte veces más, pero eso es todo – tendrás que pagar para tener más espacio. Así que si quieres almacenar medio terabyte utilizando una cuenta de DropBox, prepárate para decir adiós a 600 dólares. Y eso sólo en un año. Por supuesto, puedes utilizar varias cuentas con gigabytes de almacenamiento gratuito, pero no es tan práctico como suena.

Demasiado para transferir

El segundo gran problema de tener demasiados datos es la transferencia. Si tienes un iPhone o un Mac puedes hacerlo en cualquier momento usando la función de copia de seguridad por defecto, pero es mucho más complicado si estás tratando de transferir todos los datos de un viejo ordenador con Windows XP a otro con Windows 8, especialmente si tienes una gran colección de archivos. La forma más sencilla de hacerlo sería establecer una conexión de red de pares (P2P) usando un acceso inalámbrico o red cableada. Pero eso no resuelve otro problema al que seguro que todos os habéis tenido que enfrentar alguna vez: todos los archivos están en algún lugar de los discos duros, pero nunca puedes decir dónde exactamente. Si eres capaz de recordar dónde están todos tus archivos dentro del ordenador, o bien eres un prodigio o simplemente un obseso del orden. En otras circunstancias se tardan horas, si no días, en recordar y encontrar todos los archivos que necesitas para la transferencia de un dispositivo a otro.

Después de haber navegado por cada carpeta y de recoger todos los archivos y transferir todo ese lío al nuevo dispositivo deshaciéndote de toda la porquería, de repente se nos viene una idea brillante a la cabeza señalándonos que nos hemos olvidado de transferir algo muy importante. ¡Y ese es el tercer problema!

Primero tú eres el dueño de los datos, pero después los datos empiezan a adueñarse de ti

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Demasiado que perder

Como sabes, cuantas más cosas tenemos, menos nos preocupamos por ellas. Y funciona exactamente de la misma manera con los datos. Recolectamos todas las películas que nos gustan, toda la música, incluso si solo es digna de escucharse una vez, estamos llenando carpetas virtuales con imágenes, documentos, juegos y herramientas. Pensamos que si todo eso está ahí, en el interior del dispositivo en el que estamos trabajando – está sin duda protegido.

No, no lo está. Como he dicho antes, cualquier disco duro moderno puede fallar en un momento dado. Lo mismo sirve para todo lo demás: las carpetas pueden ir a parar a la basura de vez en cuando, documentos importantes pueden borrarse de tu ordenador (porque un día le das al “archivo reescribir”‘), y sólo Dios sabe qué más podría pasarle a tus datos. Tampoco te olvides de cosas tales como los Cryptolocker o los Wiper que pueden destruir toda la información de tu dispositivo en un segundo y nunca lo recuperarías. Así, mientras que la ausencia de un par de fotos divertidas y un disco de Justin Bieber no le hacen daño a nadie, perder algunos archivos sensibles puede ser un verdadero desastre.

¿Qué puedes hacer?

La mejor solución es deshacerse de todos los datos, ya que funcionan igual que lo hacen las demás cosas: primero eres el dueño de los datos, y después los datos se adueñan de ti. Sin embargo, no es tan fácil como parece, así que eso vamos a dejárselo a los que quieren alcanzar un estado tipo zen y vamos a pasar a algunos consejos prácticos y algo más realistas:

En primer lugar, limpieza. Es mucho más fácil colocar todo en el orden correcto en el momento en que te llegan los datos, que cuando ya tienes la mitad de un terabyte lleno de cosas que necesitan un poco de clasificación hardcore. Pero incluso en ese caso merece la pena limpiar tu almacén. Sí, se necesita tiempo y paciencia, pero lo agradecerás más adelante cuando tengas que encontrar algo dentro de tu almacén digital.

En segundo lugar, deshazte de los archivos inútiles. Después de un tiempo de mucho trabajo tu sistema puede estar lleno de archivos que nunca vas a usar o de los que incluso no sabes nada: duplicados de algunos documentos y archivos multimedia, la caché, versiones antiguas de herramientas y juegos, etc. Es buena idea ejecutar varios programas especiales que encuentren los duplicados de forma automática y se deshagan de cosas inútiles como el caché y los archivos en desuso que dejan algunos tipos de software. El resto puedes hacerlo con tus propias manos. Por ejemplo, yo tengo una manera simple pero efectiva para encontrar archivos grandes y que no se usan: sólo tienes que ordenar los archivos por tamaño y por la última fecha de uso. Siempre me ayuda a conseguir un poco de espacio extra, que puede llegar a ser más de 10 o 20 gigabytes.

En tercer lugar, no almacenes todo localmente. El hábito de guardar cada archivo de Internet en tu ordenador estaba bien hace unos 15 años. Ahora, cuando la conexión a Internet de alta velocidad cuesta poco más que un desayuno en una cafetería, es sencillamente innecesario: siempre puedes ver tu programa favorito o escuchar el nuevo disco de cualquier músico online con un par de clics. En cuanto a mí, no puedo recordar cuándo fue la última vez que NO escuché música utilizando Internet. De todos modos, incluso si quieres escuchar un poco de música o ver películas en tu tablet desconectado de Internet, descargarlos de la red no te llevará mucho tiempo.

En cuarto lugar, divide tus datos y protégelos en consecuencia. Después de limpiar tus dispositivos de almacenamiento vale la pena clasificar los archivos por niveles: trabajo, hogar, privado, etc. Obviamente, cuanto más importante es el nivel, más protección tiene que tener. Por ejemplo, los análisis de algunos documentos confidenciales, datos privados y financieros, claves electrónicas y otros datos similares, deberían almacenarse localmente, utilizando un dispositivo que no tenga ninguna conexión con Internet. Puedes incluso cifrarlo si quieres. También es recomendable hacer una copia de los archivos en un DVD protegido por algún tipo de código. Sólo por si acaso. Por otro lado, los archivos de trabajo, si no contienen datos importantes para los cibercriminales, se pueden almacenar en la nube, lo que te dará la oportunidad de acceder a ellos desde cualquier lugar y a través de casi cualquier tipo de dispositivo. Los archivos puedes almacenarlos donde quieras, pero yo recomiendo almacenarlos en un disco duro externo, ya que es bastante barato y no desperdicia espacio en tus unidades de disco duro o SSD (unidades de estado sólido) internas.

Por supuesto, hacer limpieza de tu almacén y mantenerlo todo en orden, sin permitir que los datos ocupen todo el espacio disponible, es un trabajo duro. Pero créeme, vale la pena hacerlo: algún día, cuando hagas una actualización o una transferencia de un ordenador a otro, sentirás que has hecho las cosas bien. Y ahora haz un experimento: abre un disco duro en el que tengas absolutamente todo almacenado y luego haz limpieza de la mitad de los datos, sólo para ver la diferencia.